11月1日量子伟业工程师郝培东为档案馆成员进行了第一次系统讲解，主要针对建立统一的标准以规范整个系统的文件管理，规范档案业务系统利用的完整性以及档案资源信息的日常处理。培训过程中，随着工程师的讲解和演示，档案馆成员在学习和熟悉系统功能的同时不断提出问题，双方互相交流档案管理经验，把档案系统和实际管理中遇到的问题相联系，让系统能够更规范更快捷的完成档案相关工作。档案馆每位工作人员都表示：“系统培训的过程，是一次全面熟悉系统和深入学习的过程，每一个环节都不敢疏忽，必须做到认真学习、紧紧跟随，反复体会，才能力争在系统正式上线前完全学会使用系统，更好的胜任档案工作的转型升级。”

 自3月开学伊始，招标采购的量子伟业P9数字档案管理系统就入馆布局，这是建设数字化档案馆核心内容。档案管理系统共建立了11大类12个数据库（其中声像类档案分为照片类和声像载体类两个数据库），多次调整完成了与学校相关接口对接、统一门户身份认证接口的对接、办公自动化系统归档接口的对接的布局。系统于6月开始按不同模块逐一调试运行，系统对档案的收集、管理、利用和保存等进行全过程信息化管理。系统将逐步实现各部门各单位档案的在线移交，对档案业务管理的各环节进行标准化、自动化、规范化管理，与学校现有各信息系统进行接口对接，最终能够实现档案的即时归档。进入10月，档案馆要求公司要充分考虑到既要有利于提高档案管理效率，又要有利于档案信息长期保存和安全保密的需要，系统进一步优化数据库结构，设计并完成各级各类打印报表，并开始分批导入数字化后的馆藏档案文件扫描数据。11月启动分级分批培训，档案馆系统管理员和档案管理员先期进行培训与体验，根据需要还将安排多场兼职档案员的培训，管理系统系统将于2016年度文件归档时正式启用。

针对大家掌握情况，为了促进更好的利用档案系统内的各项功能，更规范、准确、快捷的完成档案工作，11月7日到11日期间量子伟业工程师郝培东又为档案馆全体人员进行了档案系统操作培训。

 此轮培训以主要讲解系统中常用的功能以及操作演示作为培训方式，利用解说和演示进行档案系统的全流程整理。培训中工程师针对全流程中各节点功能说明和流程走向以及功能菜单进行详细操作演示。此外工程师还对功能菜单中的条目管理、数据整理、档案利用和综合管理进行了详细讲解。

为了以后更好的利用系统开展档案的收集利用，以及接下来的兼职档案员的指导，档案馆全体成员在每天在工作中，都尽量抽出时间不遗余力的学习和熟悉档案系统。接下来，工程师还会针对卷内文件库、全流程跟踪以及档案检索利用等问题进行培训。