4月16日上午十点多，宋江岩馆长接到一位住在沈阳的毕业生查档电话，对方称“我是国贸06级毕业生马月，因二学历申请需要提供当时的带红章的毕业成绩单扫描件，因我家在沈阳实在不方便回学校办理，所以恳请老师帮忙。”这类情况属于远程查档，宋馆长当即让马月加自己的微信，请马月同学发来身份证或毕业证这类能够核对真实身份的证件图片。同时，还询问是要带红章的毕业成绩单扫描件还是电子版本的彩色打印。马月没想到母校能提供这么方便的服务，过一会给宋馆长发来毕业证书的图片，刘娟霞老师随即核准身份，就为马月同学办理了成绩单数字扫描件。就这样，身在异地的同学通过互联网你来我往的，很快就办理好查档。对此，马月同学很满意地发来留言“感觉特别暖心，本来是挺忐忑的，觉得搞不好会很麻烦，但是没想到老师态度特别好，而且也没强制要求去学校啥的，非常人性化，特别感谢，希望母校越来越好！”
这一两年来，档案馆边做数字化边推行远程查档服务，这也是档案信息化建设中服务利用的具体体现，是今后服务的主渠道。同时也需要解决好信息化的技术问题，包括管理系统和实体档案的数字化，还要解决好身份验证的问题。以前，对学生查档都由所在院系提供证明，从今年起，实行现行的身份证或毕业证等有效证件的验证，这样既能保证身份更为准确真实，又能极大方便利用者。每每接待这类查档的同学，都受到了好评。档案馆也引导学生把这样的感激之情，做为对母校的美好记忆，让小小查档一事，传递着对莘莘学子的用心祝福。
