4月16日上午十点多,宋江岩馆长接到一位住在沈阳的毕业生查档电话,对方称“我是国贸06级毕业生马月,因二学历申请需要提供当时的带红章的毕业成绩单扫描件,因我家在沈阳实在不方便回学校办理,所以恳请老师帮忙。”这类情况属于远程查档,宋馆长当即让马月加自己的微信,请马月同学发来身份证或毕业证这类能够核对真实身份的证件图片。同时,还询问是要带红章的毕业成绩单扫描件还是电子版本的彩色打印。马月没想到母校能提供这么方便的服务,过一会给宋馆长发来毕业证书的图片,刘娟霞老师随即核准身份,就为马月同学办理了成绩单数字扫描件。就这样,身在异地的同学通过互联网你来我往的,很快就办理好查档。对此,马月同学很满意地发来留言“感觉特别暖心,本来是挺忐忑的,觉得搞不好会很麻烦,但是没想到老师态度特别好,而且也没强制要求去学校啥的,非常人性化,特别感谢,希望母校越来越好!”
这一两年来,档案馆边做数字化边推行远程查档服务,这也是档案信息化建设中服务利用的具体体现,是今后服务的主渠道。同时也需要解决好信息化的技术问题,包括管理系统和实体档案的数字化,还要解决好身份验证的问题。以前,对学生查档都由所在院系提供证明,从今年起,实行现行的身份证或毕业证等有效证件的验证,这样既能保证身份更为准确真实,又能极大方便利用者。每每接待这类查档的同学,都受到了好评。档案馆也引导学生把这样的感激之情,做为对母校的美好记忆,让小小查档一事,传递着对莘莘学子的用心祝福。