按照学校统一部署，学校办公室11月末上报审计署1600余份电子版档案文件，需要档案馆配合两项重要工作，一是整理数据制作《普通高等学校基层统计报表》，二是提供上报文件并做好分类。接到任务后，档案馆长宋江岩立即统筹分配工作，相关人员在保证日常工作的同时分头准备。

    《普通高等学校基层统计报表》的整理和制作交由文书档案员宋维平独立完成。对于上报的文件，包含2015、2016、2017三年的档案，其中2015、2016年档案之前已做好全面数字化，由王春霞和刘爽整理和分类即可。2017年纸质档案正在整理过程中，并未数字化，需要对纸质档案扫描合成PDF后才能提供电子版。宋江岩做好工作分配，一方面要求宋维平在整理报表同时，加班加点，尽快完成筛选、整理及标注纸质档案等，提前做好档案数字化准备工作。同时，要求王春霞与数字化公司多方协调，在未付款、数字化公司其他项目繁忙的情况下，抽调人手来馆进行2017年上报档案数字化工作。

         档案数字化工作人员到位后，立即开始数字化扫描工作，档案馆人员全力配合。为了加快扫描速度，王春霞尝试用馆里的大型扫描仪同时工作。在数字化工作人员进行档案扫描过程中，档案馆人员也在做纸质档案拆分、核对已扫描文件件号、登记数据信息等工作，忙而有序，工作齐头并进。纸质档案扫描成图片后，工作人员需要将图片整理和质检、删除空白页、分文件夹、分数据等。档案馆王春霞在一旁协助，其他人员继续核对件号、登记数据信息等。所有图片分好文件夹后，工作人员按文件夹合成PDF文件，档案馆人员对PDF文件重新命名且一并检查，之后由宋维平分类。经过近一个月紧锣密鼓的筹备，顺利完成2017年上报文件数字化和《普通高等学校基层统计报表》制作两项工作。之后，宋维平将2015~2017年1677件电子版文件和报表交到学校办公室。

    进入十月以来，为有力配合学校各部门档案利用的需要，档案馆人员周末加班是常态。面对上报审计署文件数字化任务时，更是挑灯夜战，放小家顾大家，加班到凌晨也不叫苦，以实际行动体现了档案馆保证档案工作服务学校各项中心工作需要的要求。