2016年档案馆全面启动档案信息化建设，按照国家档案局要求和新近发布的行业标准，档案馆突出档案资源、档案安全保障、档案信息化“三个体系”的建设，加快推进信息技术与档案工作的深度融合，重点开展了馆藏档案数字化与管理模式升级两大块工作。其中为期7个月的馆藏档案数字化一期工程于12月2日圆满结束。

档案数字化工作是一项规范性强的工作，档案馆按照国家档案数字化技术规范和外包安全管理规范，经过细致准备，将原电子库房整理出来作为档案数字化加工场所，制定了《档案数字化加工场所安全管理制度》，并按制度规定在加工场所内安置了监控设备，配置了必要的桌椅、装订文具等。5月9日开始，数字化外包公司工作团队进场，与所有数字化工作人员签订了保密协议，对馆藏档案集中进行数字化扫描处理。其中由于教学档案的特殊性，几个大类文件中包含数千个学生的信息，为使档案利用准确、高效，教学档案的条目录入工作由原来的每文件一条目而改变为每生一条目，使条目录入量翻了几十倍。至12月2日档案数字化的一期工程结束，共完成教学、财会、行政、党群、外事、设备共六大类80余万页的档案文件数字化扫描和10多万条的条目录入工作。

数字化工作每周实行六个工作日，暑假期间数字化工作没有停工，在为期7个月的工期里，档案馆工作人员在做好日常收集归档和利用服务的同时，全员排班跟踪数字化扫描的全过程，大家克服各种困难，每天晚到6点下班，每周六也要到馆跟随，暑假也是如此。据统计，共加班加点六百多工时。

数字化过程中，也得到了校领导的高度重视，张英福副校长两次亲临数字化加工现场进行指导。档案馆与外包公司密切配合，力争做到流程规范、格式统一、字段完整、符合安全保密要求。目前正在抓紧完成扫描数据的数据校验、及数据导入工作。计划通过三年的时间，通过集中数字化来“消化存量、消灭增量”，使档案数字化作为一项常态性工作逐年完成好。