大连民族大学党群、行政类档案管理细则

 

为加强学校党群、行政类档案的规范管理，有效地保护和利用档案，更好的发挥党群、行政类档案在学校工作的重要作用，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等法律、法规、规章，结合学校的实际情况，特制定本细则。

一、党群、行政类档案工作的基本原则

1、学校在党、政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像、磁带、光盘等不同载体材料，均属党群、行政类档案。

2、党群、行政类档案是学校档案的重要组成部分，是党和国家的宝贵财富和学校的重要史料，是各项管理工作中不可缺少的条件和依据。凡属归档范围的党群、行政类文件材料必须确保其完整、系统、准确性，按规定及时向档案馆移交。纸质档案材料和电子档案材料需同步归档，实行集中统一管理，确保有效利用，任何人不得将档案资料据为己有或拒绝归档。

3、学校临时机构形成的文件，也要在机构撤销后，完整地向档案馆移交。

4、党群、行政类文件材料的归档工作实行“三纳入”，即纳入学校各单位、各部门的年度工作计划和规划；纳入管理制度；纳入管理人员的职责范围。做到“四同步”，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收党群、行政类档案工作。

5、学校各单位、各部门均为立档单位。各立档单位要有一位负责人分管档案工作，并确定适当的专（兼）职档案员，协同学校档案馆认真做好党群、行政类档案的收集、归档工作。

二、 党群、行政类档案归档范围的确定

1、能够反映本校党群、行政工作主要职能活动的全过程和基本历史面貌的，必须对本校工作和社会当前与长远发展具有参考作用、凭证作用和研究价值的文件材料。

2、本校在党群、行政工作活动中形成的维护国家、集体、公民权益等方面具有凭证价值的文件材料，必须反映学校党群、行政部门职能活动的全过程，保证材料完整、准确、系统。

3、归档的重点以本校形成的党群、行政类的不同载体、形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料。其次是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中以针对本校的党群组织、行政部门需要贯彻执行的指令性、指导性文件材料为主。

4、其他对本校党群、行政类工作具有查考价值的文件材料。

三、党群、行政类档案的归档要求和方法

1、归档要求：

归档文件，一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件；定稿过厚也可单独作为一件；正文与附件为一件；如果附件数量较多或者过厚也可单独作为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；来文与复文为一件；重要文件（如法律法规等）须保留历次修改稿的，其正本与历次修改稿（包括定稿）各为一件。

 

2、整理方法：

（1）归档原则

归档文件的整理是以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒使之有序化的过程。

（2）归档文件的装订

归档文件装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；批复在前，请示在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，其他文本在后。

归档文件装订前应将“件”内各页对齐，装订材料可选用不锈钢订书夹、防虫胶水、无酸纸封套。对五页以下较薄件可用防虫胶水粘贴，较厚的文件，可采用三眼一线装订法，使用不锈钢材料装订的文件在进行消毒杀虫时应慎重。

（3）归档文件的分类

 归档文件的分类采用年度—机构—保管期限，即先将归档文件按年度分类，每个年度下按机构分类，机构下再按保管期限分类。

区分文件的所属年度，一般应以文件的签发日期（落款日期）为准。放在文件的形成或处理的年度。如2001年的工作计划是2000年形成的，入在2000年归档。跨年度会议形成的文件材料入在会议闭幕年整理归档。

（4）归档文件的排列

归档文件按形成时间顺序排列，事由或重要程度作为参考。会议文件、统计报表等成套文件可集中排列。

（5）归档文件的编号

归档文件按排列顺序逐件编号。采用“年度—机构—保管期限”分类。件号在同一年度同一个机构同一保管期限的从“1”开始逐件流水编号。

在文件首页上瑞的空白位置用红色印油加盖归档章并填写相关内容。加盖归档章时应尽量不要压住字迹，也不宜与批示文字或文章等交叉。

编号包括：

全宗号：填写档案馆给立档单位编制的代号。没有的可不填。

年度：填写文件形成年度。填写时以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如：2015。

保管期限：填写归档文件保管期限的简称或代码。

机构：填写作为分类方案类目的机构名称或简化代码。

件号：填写归档文件排列顺序号。文件排列顺序从“1”开始标注，由档案馆统一完成。

责任者：填写制发文件的组织或个人。即文件的发文机关或署名者。如：几个部门联合发文，应标注主要的责任者，体现以我为主的精神。

文号：填写文件的发文字号。填写时应照实抄录，不能省略。

题名：填写文件标题。文件没有标题或题名不规范的应根据文件内容重新拟写或补充并外加“[]”。会议记录按每次会议重拟题名。

日期：填写文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20150701。

页数：填写每一件归档文件的总页数。计算页数时以文件中有图文的页面为一页。

备注：注释文件需要说明的情况。难以填写时，可以备注栏加注“*”号，将具体内容填入备考表中。

归档文件目录用纸规格采用国际A4型，目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构等项目，其中全宗名称即立档单位的名称。填写时应使用全称或规范化的简称。

（6）归档文件装盒

归档文件应严格按照文件编号顺序装盒，并填写档案盒脊。

①不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒。

②不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒。

③不同机构形成的归档文件不应放入同一档案盒。

归档文件装盒时，应视文件的厚度选择适宜的档案盒，一个单位的档案盒厚度尽量统一，便于以延长米统计档案数量，保持档案库房的整齐美观。

档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm*220mm盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。

档案盒摆放方式采取竖式，在盒脊填写全宗号、年度、保管期限、机构、起止件号、盒号等项目。

①全宗号：按同级档案馆给定的号码填写，暂未给定的单位可先空置。

②年度：按盒内文件的形成年填写。

③机构：填写分类方案中相应机构的名称或简化代码。

④保管期限：按盒内文件所划定的保管期限填写。

⑤起止件号：填写盒内第一件和最后一件的归档文件的件号，其间用“-”号连接。

⑥盒号：填写档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制，未进馆前暂空置。

（7）填写盒内文件目录

顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号。

文号：文件制发机关的发文字号。

责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。

题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题的或者标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“[ ]”号。

日期：文件的形成时间。

页数：盒内每份文件的总页数。

（8）填写盒内备考表

本卷情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

整理人：负责整理归档文件的人员姓名。

检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

3、归档验收

党群、行政类文件材料，一般应于次年五月底以前，由兼职档案员按文件类目将文件收齐归档，并完成网上预整理文件的在线归档，提交档案馆进行审核。档案馆派人检查合格后，填写移交目录，双方履行签字盖章手续、办理移交并各执一份存查。归档检查依照以下程序进行：

检查文件是否收集齐全完整，同时检查有无不需要归档的文件材料；

检查文件是否依照类目整理。纠正文件归档不统一和相互混淆重复或拆散文件间有机联系的现象；

检查文件的保存价值，调整各保存价值不一致的文件；

检查文件的标题是否反映文件内容，文件标题一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件可自拟标题，外加“[]”号；

检查文件标题与电子文件标题是否一致、纸质文件与其相应的电子文件的全文信息是否一致。

四、党群、行政类档案的管理

1、校档案馆对归档材料按要求进行编号、上架、并编制各种检索工具以便利用。

2、档案管理人员必须妥善保管好已归档和正在办理的文件，严禁遗失、失密和泄密。档案保管人员调动工作时，应在离职前办好交接手续。离校（含退休）人员，在办理调离（退休）手续之前必须清还档案。

3、校档案馆按档案保管、保护的要求做好档案管理工作，确保档案的安全。要定期检查档案保管状况，对破损或变质的档案及时修补、复制或做其他技术处理。

五、党群、行政类档案的开发利用

1、学校党群、行政类档案主要为校内工作查考提供利用服务，原则上本单位查阅自己归档的档案；需要查阅其它单位的档案，须经其主管领导同意并履行相关手续；个人查阅档案，须持本人的身份证；校外人员查阅档案，须持单位介绍信和个人身份证，并经馆长同意。

2、党委、常委会议、党政领导联席会议和校长办公会议等的记录，原则上只允许记录人查阅；其它人因工作需要查阅会议记录，必须经党办或校办主任同意，方能查阅。

3、对形成超过三十年的档案，除未解密和需要控制的部分外，应按国家规定，报分管校长批准后，分期、分批向社会开放。

4、保管期限和保密期限已满的党群、行政类档案，由学校档案鉴定小组鉴定，鉴定工作结束后，应提出工作报告，对确无保存价值的档案进行登记造册，经主管领导人批准后销毁。销毁档案时，档案馆应指派两人负责监销，防止档案遗失或泄密。监销人要在销毁清册上签字。

5、党群、行政类档案原则上不借出，确因工作需要借出者，必须办理借档手续，用完后应随即归还，档案馆要定期催还，发现短缺和损坏的，要追究借档者的责任。

6、建立档案的统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，并按照规定向档案业务管理机关报送档案工作基本情况统计表。

7、编制检索工具，开展党群、行政类档案汇编的编制，更好为利用者提供服务。

六、党群、行政类档案工作人员岗位职责

1、档案形成单位部门领导的职责

（1）组织本单位人员学习档案法律、法规，提高员工的档案意识，把档案工作纳入本单位工作的议事日程。

（2）加强与学校档案馆联系，共同做好档案业务的监督、指导、检查工作。

（3）增强文秘人员和兼职档案员的归档意识，向他们提出具体要求并帮助他们解决工作中出现的实际问题。

2、档案形成单位兼职档案员职责

（1）贯彻执行国家关于档案工作的法律法规和方针政策，以及学校档案工作的规章制度。

（2）负责本部门（单位）文件材料的收集、保管、分类和整理归档工作，确保归档材料完整、准确、系统，具有法律效力。

（3）归档文件应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

（4）主动接受档案馆的业务指导和督促检查。

（5）在规定时间内向档案馆移交档案。

（6）加强档案业务知识的学习，不断提高档案工作水平。

（7）强化档案的安全保密意识。

3、档案形成单位工作人员职责

（1）按归档要求做好平时文件材料的积累、分类、整理工作。

（2）每位工作人员都应在工作完成之后将手中文件材料好交给本部门（单位）的兼职档案员。

4、档案馆工作人员岗位职责

（1）根据国家有关档案工作的方针政策和法律法规，制定本校党群、行政类档案工作的规章制度，并组织实施。

（2）按工作规范做好党群、行政类档案的收集、审核、编目、统计、计算机录入等工作。

（3）定期对归档单位的兼职档案员进行业务培训、指导。

（4）检查、督促、指导整理人员做好文件材料的形成、积累、分类和归档工作。

（5）根据工作情况，编写档案检索工具、档案参考资料和专题文件汇编等。

（6）做好档案保护、保密工作，确保档案材料的完整、安全。