大连民族大学实物类档案管理细则

为了加强学校实物类档案（以下简称实物档案）的规范管理，充分发挥实物档案在学校管理中的作用，及时完好地将学校在教学、科研、对外服务及社会交往等各项活动中产生的重要的、有价值的实物档案保存下来，根据《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》等法律、法规、规章，结合学校的实际情况，特制定本细则。

一、实物档案工作的基本原则

1、实物档案是指以物质实体为载体，能够反映学校发展历史的真实面貌，并具有保存价值的特定物品。一般包括奖状、证书、锦旗、牌匾、奖杯、字画、题词、礼品、印章及其他实物。

2、实物档案是学校档案的重要组成部分，是反映学校建设与发展过程中所取得成就的真实的历史记录，具有较高的保存价值，必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全。

3、实物档案是一种特殊载体档案，载体类型、空间形状、材质、保管条件、利用方式均与其他类型档案不同，必须遵循实物载体的特点和规律进行管理。

4、实物档案管理是学校档案工作的一项内容，各部门要把实物档案工作纳入本部门管理制度中，明确专人负责实物档案的收集、整理、归档工作，确保实物及时移交到档案馆。

5、学校在公务活动中形成、获得、接受、赠送或者征集的各类实物档案均应收集齐全、完整无损，整理归档，任何单位或个人不得随意将应归档的实物损坏、私存或转送他人。

6、个人非公务活动中形成的能反映学校重大活动、重要人物、具有保存查考价值的实物，学校鼓励个人向学校档案馆捐赠，或由学校征集。

二、实物档案的归档范围

1、学校从事教学、科研、管理和对外服务各项重大活动中获得的奖章、奖杯、奖牌、奖状、证书、荣誉册、光荣册、锦旗、牌匾等。

2、市级以上领导和著名人士来校参观、视察、访问的实物。

3、友好单位或个人赠送学校的牌匾、锦旗、纪念品等。

4、在国际交往中，国际友人赠送的纪念物品，包括特制的纪念盘、纪念章、纪念币、纪念杯等。

5、中外校友赠送给学校的各类有保存价值的物品。

6、学校及各部门因更名、撤销、合并等原因使用过的经公安机关审批后制作的印章。

7、历届党政主要领导在工作中使用过的有保存价值的用品及签名印章。

8、反映学校不同阶段的信笺、信封、工作证、学生证、毕业证书、校徽、纪念章等。

9、能够反映学校历史重大活动，具有保存价值的其它实物。

三、实物档案的归档要求

1、归档的实物必须是学校各项活动中或是对外公务交流形成的有保存价值的实物，遵循其自然形成规律，保持实物之间的必然联系。

2、归档的实物要求原件，印章归档应附印模一份。

3、归档的实物应有主题和时间的文字说明。奖品实物说明获奖单位、获奖时间、获奖名称及颁奖单位。字画和礼品应附清单及说明，内容包括实物名称、接受时间、地点、事由、赠送人、接收人等。

4、学校日常活动及各种重大活动中接收或形成的礼品由活动组织者在活动结束后一个月内向档案馆移交。
     5、牌匾、印章、字画、礼品、零散的实物及个人归档可以随时向档案馆移交。

6、归档的实物必须填写移交目录，一式二份，经档案馆验收核实，双方签字、盖章，各存一份备查。

7、如果归档单位由于特殊原因不能按时归档，经主管领导同意应先将实物进行登记编号后，办理借用手续可在本部门暂存。应该移交档案馆保存的实物，在部门暂存时间不得超过半年。

四、实物档案的整理保管

1、实物档案是以件为单位（成套实物为一件）保存， 按时间进行排列，每件可编一个流水号。同一年度归档的实物，按颁发单位的级别排序，从国家级、省级、市级依次排列。

2、实物档案档号由二部分构成，年度号-件号。

年度号是指档案的形成年度，件号用阿拉伯数字表示件的顺序。

3、实物档案一般为永久保存。

4、实物档案以档号先后顺序逐件录入实物档案管理系统中，由系统自动生成归档文件目录。

5、实物档案归档标签：档号、实物名称、获得时间、授予者或捐赠者、题名（内容简介）等，在不影响实物品像的合适位置粘贴标签。

6、归档的字画一般都要进行裱装，经过裱装后，卷起来放入特制的盒子中，或再用衬纸包住。
     7、旧印章应在印模纸上留下印模后装盒进行排放，在印把位置贴上编号，同时在印模上填写相应的编号。
     8、锦旗需去掉木棒和流苏，将其折叠成A4规格，有字一侧折叠在内，无字一侧折叠在外，注意尽量不要在锦旗上有文字处留有折痕，并将锦旗背面（右上角）贴有“实物档案小标签”的地方露出在面上，将折叠好的锦旗装入档案盒中。

9、将整理的实物按档号顺序入库排架。
    10、易虫蛀的锦旗、证书等，要投放防虫剂。

11、实物档案要定期检查，有发霉、破损等现象要进行相应的技术处理，发现问题及时补救。

12、实物档案库房应防火、防潮、防高温、定期除尘，避免褪色等。

五、实物档案的开发利用

1、归档的实物档案有关部门如需外借，由使用部门提出申请，经档案馆负责人同意后方可办理外借手续，但时间不得超过一周。

2、实物档案外借必须严格办理登记手续，因举办展览等需要使用实物档案原件，须办理借用手续，并按期归还。
    3、借出的实物档案，使用人应负责妥善保管，不得污损、遗失。实物一经转换为档案后，借用期间丢失、损毁的，按照国家档案法追究责任。
    六、实物档案工作岗位责任 

1、部门领导的职责

(1)制定本部门实物档案的管理制度，增强归档意识。

(2)对本部门实物档案的收集、整理、归档工作进行督促、检查，确保实物档案的完整。

(3)对本部门专（兼）职档案员提出具体要求，并帮助他们解决工作中出现的实际问题。

2、各单门专（兼）职档案人员职责

(1)贯彻执行国家关于档案工作的法律法规和方针政策以及学校档案工作的规章制度。

(2)负责本部门实物档案材料的收集、整理工作。

(3)接受档案部门的业务指导和督促检查。

(4)在规定时间内向档案馆移交档案。

(5)严格遵守各项保密法规。

3、档案馆工作人员职责

(1)根据国家有关档案工作的方针政策和法规，制定本校实物档案工作的规章制度，并组织实施。

(2)按工作规范做好实物档案的审核、编目、统计等工作。

(3)定期对立卷单位的专（兼）职档案员进行业务培训，检查、督促、指导立卷人员做好实物档案材料的收集、整理和归档工作。

(4)做好档案保护、保密工作，确保实物档案的完整。