大连民族大学仪器设备类档案管理细则

为加强学校仪器设备类档案（以下简称设备档案）的规范管理，有效地保护和利用档案，更好的为学校的管理、教学和科研等各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》等法律、法规、规章，结合学校的实际情况，特制定本管理细则。

一、设备档案工作的基本原则

1、设备档案是指学校固定资产的仪器设备，在其购置、验收、调试运行、管理、维修、改造、报废等全部活动过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料，以及全套随机技术文件材料。

大型仪器设备（单价人民币10万元及以上或被教育部或学校明确界定为稀缺的仪器设备），均须建立设备档案。

2、学校在实验室设立设备档案分室，管理设备档案，业务上接受档案馆指导、监督，并定期向档案馆移交档案目录。

3、设备档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，以利开发利用。

4、设备档案是国家的重要技术储备，是学校设备管理工作的组成部分和重要环节。设备档案工作必须纳入学校设备管理工作之中，与设备采购、设备管理和设备使用紧密结合。保证设备文件材料的完整、准确、系统，应作为设备管理部门的职责之一。

5、实验室应确定一位负责人分管设备档案工作，并确定专（兼）职档案员，负责设备档案的管理工作。

二、设备档案归档范围的确定

1、设备管理和设备在采购、验收、使用、维修、改造、报废各个环节中形成的对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用的不同载体的文件材料，包括全套随机图样，均属于设备档案归档范畴。

2、归档的主要内容包括综合管理、仪器设备项目的依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等六个方面，具体归档范围和保管期限见附表。

3、本校自制、作为学校固定资产符合建档条件的仪器设备，除研制文件材料作为科研成果归入科研类档案外，其余均按设备类档案要求处理。

三、设备档案归档要求与整理方法

1、归档要求

（1）整理文件要遵循设备文件材料的形成规律，保持其有机联系，兼顾不同设备文件材料的特点和成套性，以“卷”为单位整理，便于查考利用。

（2）从申购设备到验收完毕(进口设备到索赔期满)过程中的管理性文件和技术性文件，均应归档到设备档案分室。

（3）学校的设备管理和使用部门都应指定专人负责设备文件材料的收集、积累、管理工作。

（4）设备使用部门要负责将设备随机文件材料以及设备开箱、调试验收、使用记录等文件材料移交到设备档案分室。

（5）大型仪器设备的开箱验收必须有设备档案室人员参加，以监督、检查、指导设备文字材料和技术文件的清点、验收工作，并在验收记录上签字、盖章。在确认设备档案材料完整后，实验室与国有资产管理处方给予办理设备建账的相关手续。

（6）设备文件材料一般归档一份，重要和经常使用的应酌加副本。

2、整理方法

（1）坚持由设备文件材料形成部门整理的原则。设备验收完成和进口设备索赔期满后，相关部门专（兼）职档案员应及时将形成的设备文件材料整理组卷。

（2）根据设备文件材料的形成规律及其内容、价值、数量和载体形式等实际情况，坚持文件之间有机联系和便于利用查找的整理原则，将每项设备的文件材料进行系统整理，组成一卷或若干卷。归档的设备文件材料必须与实物一致并有成套性。

（3）将反映设备购置概况的重要文件材料，如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件等进行整理并排放在文件材料之首，其余设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程度，依次系统排列。文字材料在前，图表在后。

（4）设备文件材料中的非纸质载体材料，除密不可分者外，应放入特殊载体档案的专柜保管，并标明参见号。

（5）拆除卷内文件中的金属物，用线装订。对破损的文件材料进行修补。引进设备中专用文件夹，可以保持原状。图件按档案盒规格叠成手风琴式。

（6）全部设备文件材料无论单面或双面只要有书写符号，每面均为一页，每件页号均从1开始，页号位置在非装订线一侧的右上角。对不装订的文件，则在每件文件加盖上有单位名称、档号、件号的戳记章并依次编写件号。

（7）文件标题要简明、准确。对进口设备的外文案卷标题，控制在100个字符以内。认真填写卷内目录和备考表。

（8）除自制仪器设备的科研部分随科学技术研究档案确定密级外，其他设备档案文件材料原则上无密级。设备档案有密级的，则单独整理。

（9）设备文件材料，必须用钢笔书写，且要用蓝黑或碳素墨水，严禁用铅笔、圆珠笔、水彩笔等不利于长久保存的书写材料。要求字迹工整、图样清晰。

3、验收归档

（1）设备验收完毕投入使用后二个月（引进设备为索赔期满后二个月），完成仪器设备档案材料的整理及向仪器设备档案分室的移交归档工作。

（2）设备管理部门的专（兼）职档案员，应在每年的5月底前将上一年的归档文件目录填写完整，内容包括设备文件材料名称、份数、移交时间。移交目录一式两份。将移交目录连同文件送单位负责人审查，再向档案馆移交，归档时双方签定，各持一份备查。

四、设备档案的管理

1、设备档案分室负责仪器设备档案的接收、登记、整理、保管和提供利用。

2、保管期限和保密期限已满的设备档案，须经校档案鉴定小组鉴定，做出处理决定。

3、已建立档案的设备，如需降档使用、调拨出校或报废时，由校档案鉴定小组鉴定，确定接收到仪器设备档案室或销毁或随机调出。

4、设备档案的保管期限分为永久（50年以上）、长期(16年-50年)和设备共存三种。

五、设备档案工作岗位责任

1、设备管理部门领导的职责

（1）制定和健全有关的管理制度，确保设备档案工作全面纳入仪器设备管理的全过程之中，并监督执行。

（2）审查归档的设备文件材料是否符合完整、系统、准确的要求。

（3）提出设备档案的保管期限和密级。

（4）参加设备档案的鉴定工作。

2、设备使用部门领导的职责

（1）建立健全本单位设备文件材料的管理制度，确保设备文件材料的完整、准确、系统，检查督促设备使用人员坚持做好设备使用、维修、检修的工作记录，并使之制度化。

（2）指导本单位仪器设备文件材料的形成积累工作，检查兼职档案人员的整理归档工作。

（3）参加设备档案的鉴定工作。

3、专（兼）职档案人员职责

（1）贯彻执行国家关于设备档案工作的法律法规和方针政策以及学校设备档案工作的规章制度。

（2）督促科技人员形成积累仪器设备文件材料。

（3）按仪器设备计划、采购工作的程序，形成、积累仪器设备管理性和技术性文件材料；认真做好仪器设备随机文件材料的清点、整理工作；及时整理设备使用、维修、检修、改造工作形成的技术文件材料。

（4）负责设备档案信息的计算机录入和数字化建设工作。

（5）大力开发设备档案信息资源，做好设备档案的编研工作。

（6）接受档案部门的业务指导和督促检查。

4、档案馆工作人员职责

（1）贯彻执行国家有关设备档案工作的方针政策和法律法规，制定本校设备档案工作规章制度，并组织实施。

（2）监督、指导、检查各设备管理员所管理的仪器设备文件材料的形成、积累、整理和归档工作。

（3）负责设备档案统计数据的上报工作。

（4）定期对专（兼）职档案员进行业务培训、指导。