大连民族大学产品生产与科技开发类档案管理细则

      

     为加强学校产品生产与科技开发档案（以下简称“产品档案”）的规范管理，有效的保护和利用档案，更好地为我校教学、科研、生产提供服务，并为考核产品档案提供依据，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》等法律、法规、规章，结合学校的实际情况，特制定本细则。

一、产品档案工作的基本原则

1、学校设计、试制、生产、经营和销售产品过程中直接形成的、有保存价值的文字、图表，声像载体材料等均属产品档案。

2、产品档案必须实行集中统一管理，保证档案的完整、系统、准确和安全，方便开发利用。

3、产品档案工作是办好校办工厂和实体的重要基础工作之一，也是衡量校办工厂（场）和实体管理水平重要标准之一，必须与生产单位的计划管理、质量管理和岗位责任制工作紧密配合。在布置、检查、验收、总结产品工作时，同时布置、检查、验收、总结产品档案工作。

二、产品档案归档范围的确定

1、确定的原则

（1）归档的产品生产与科技开发活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

（2）归档的产品生产与科技开发文件材料，必须反映产品生产管理、经营、销售管理和产品生产各个环节的全过程。保证完整、准确、系统。遵循自然形成规律。保持其有机联系，必须与实物一致并且有成套性。

2、归档的主要内容和重点 

（1）归档的主要内容包括综合管理、经营、销售项目的计划装备、设计、试制与鉴定、规模生产等六个方面。

（2）归档的重点是各经济实体的申办报告、审批材料、业务往来合同、经济财务和产品设计。试制、生产、营销各个阶段形成的不同载件、形式的文件材料，特别是全套设计、工艺图纸、关键性的材料。 

（3）不归档的文件材料：未定稿的材料和未定型的草图、蓝图、工时定额；重份文件和重份图纸；无查考价值和临时性、事务性文件；未定稿的计划、制度；未生效的合同、协议书。

三、产品档案的归档要求和整理方法

1、归档要求： 

（1）产品生产与科技开发单位接受任务后，应向各级管理和技术人员布置文件材料形成、积累的任务，并指定专人负责整个过程中文件的形成积累工作。     

（2）档案部门应深入工厂、公司，了解各部门文件材料的形成情况。督促、指导有关人员做好归档材料的积累工作。

（3）归档材料必须字迹工整、图像清晰、纸质优良、图纸幅面大小要按国家统一格式，图纸签字手续完备。 

（4）归档材料一般归档一份（原件），重要和经常使用的可酌加副本。蓝图、底图应各存一份。

2、整理方法： 

（1）根据产品生产与科技开发中心技术文件材料的自然形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的整理原则，将每个产品项目组成一卷或多卷，反映整个产品项目关键材料放在首卷，底图单独存放。

（2）若一个项目文件材料少时，应将文字材料在前，蓝图在后进行整理，底图单独存放。 

（3）与各产品项目关系密切的管理性文件，应列入产品项目类中整理。

（4）幅面大于卷盒的文件材料以及图纸，按4号图纸规格折叠成手风琴式。底图一律平放或卷放，严禁折叠，对透明底图应用缝纫机打边。

（5）卷内文件材料应按正件在前，附件在后排列。

（6）对组好件的技术文件材料进行逐页编号，每卷页号从1开始，无论单面或双面只要有书写、印刷的文件材料，每面均为一页。页号位置标在非装订线一侧的右上角。

（7）填写卷内目录和备考表。卷内目录应放在卷内材料首页之上，备考表放在卷内材料尾页之后。

（8）对蓝图，底图等不装订的文件材料，要按照卷内目录的编排次序、图号顺序进行排列。 

（9）产品技术负责人应填写归档说明书，归档说明书应放在产品项目内首卷卷内目录之前。

（10）产品技术负责人在归档前提出划定文件保管期限和密级的意见，经技术管理部门同意后确定。

（11）产品生产与科技开发文件材料采用档案盒方式保管。和产品档案配套的照片、底片、录音带、录像带、计算机磁盘等特殊载体档案材料应分别整理，专柜保管，档号应与有关文字材料一致。

3、归档验收

（1）产品鉴定或定型后，产品设计组负责人把本产品形成的文件材料按其自然形成规律和有机联系，整理后交技术管理部门。技术管理部门负责检查归档材料的完整、准确、系统情况并与积累的管理性材料进行整理后，再送交校档案馆。

（2）新产品在成型鉴定前，档案馆应会同技术管理部门对应归档文件材料进行审查，并出具证明材料。没有档案部门的证明材料，不能进行鉴定投产工作。

（3）在产品定型鉴定（或验收）后两个月内，应完成整理归档任务。

（4）因某种原因工作中断的产品，应在中断后两个月内完成整理归档工作。

（5）技术管理部门应认真填写档案移交目录一式二份。连同案卷一起交档案馆清点后，双方在移交目录上签字盖章，各执一份，以备查用。

（6）管理性材料，应在次年五月底前完成归档任务。

四、产品档案的管理 

1、分类编号 

（1）按《高等学校档案实体分类法》进行实体分类，编制用于档号的实体分类号。

（2）产品档案档号=年度号+产品生产与开发档案分类号+卷号。

（3）年度采用产品投入生产和科技开发的自然年度。

2、编目

（1）综合档案应对产品档案编制目录，按档号先后顺序登录。

（2）为了方便利用，应编制各种分类目录、系列产品专题目录。

3、排架、保管

（1）按档号顺序排架。

（2）保管要求按《高等高等档案部门业务建设规范》第9条执行。

4、档案的补充与修改

（1）已归档的技术文件材料需要更改时，必须填写更改通知单，经产品设计（研究）组负责人或有关主管负责人批准同意后，方可更改有关技术文件。

（2）对修改后的各种底图，重新制作的蓝图，连同更改通知单一并归档。

（3）对归档后补充的技术文件材料应及时整理编目，补充材料少可归入有关案卷内，材料多时应单独组卷编目。

五、产品档案工作岗位责任制

1、主管产品生产与科技开发的校领导职责。

（1）认真贯彻执行《档案法》。组织职工学习档案工作的方针政策，贯彻执行有关档案工作的规定，提高职工的档案意识。

（2）深入基层检查各单位文件材料的形成、积累、归档情况，发现问题，及时解决。 

（3）把档案工作纳入有关部门及有关人员职责范围。对本单位所需人员、设备、经费要给予支持，保证档案工作的顺利进行。

 2、产品生产与科技开发部门职责 

（1）制定各种管理细则和实施办法，把技术文件材料形成、积累、整理、归档工作纳入有关部门及人员的岗位职责。了解各岗位技术材料的形成积累情况，督促他们做好整理归档工作。 

（2）按照归挡要求，负责检查归档材料的完整、准确、系统情况，负责向校档案馆的移交工作。协助产品设计组做好档案鉴定及密级的确定工作。

 3、生产部门负责人职责

（1）负责组织检查技术文件材料的积累和整理归档工作，负责验收归档材料是否完整、准确、系统。

（2）负责提出文件密级和保管期限、填写归档说明书，并指定有关人员填写卷内目录和备考表。办理向技术营理部门移交档案手续。

4、科技人员及有关人员职责

（1）按归档要求做好平时文件材料的形成、积累工作。 

（2）产品定型后，应把自己所承担部分的技术材料整理后交产品设计组兼职档案员。

（3）自觉做好档案工作，任何人不得以任何借口将应该归档的文件材料据为己有。

5、学校档案馆管理人员职责

（1）监督、指导、检查外事部门做好产品档案文件材料的形成、积累、整理、归档工作，检查验收产品档案是否完整、准确和系统；

（2）负责产品档案的业务指导工作；

（3）积极开发利用产品档案资源，充分发挥其作用；

（4）遵守国家有关法规，保证产品档案的安全。